履歴書のカバーレター

「外資系企業に履歴書を郵送する際、カバーレターをつけるものと承知しているけれど、参考書を見ると、いろいろなパターンがあり、どれが標準的なのかわからない」という相談を受けました。そこで、文句のつけようがない、安全第一のカバーレターの書き方をご紹介します。

大学三年生の太田裕子が、会社訪問した先で、人事担当者 のジョン青木から、「じゃあ、あとで履歴書を送ってください」と言われたとします（名刺の肩書きには Assistant Managerとあったと仮定します）。この場合、履歴書と一緒に送るカバーレターは以下の感じで簡単に済ませることです（ここでは、MS Wordをつかって作成するものとします）。

まずは完成品のサンプルをご覧ください。一番上のレターヘッドの部分は、ここでは、うまくセンタリングできないのでやめておきますが、本当はまんなかに来るように配置します。また、やや小さめのフォントで、しかも、行間は詰めてあるものとします。

［用紙の上端から 3.5センチぐらいの所にこのレターヘッドが来るようにします］
Yuko Ohta
Mita 3-15-100, Minato-ku, Tokyo
Tel: 090-000-000　 Email: yukotao@emailservice.co.jp
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January 14, 2006
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John Aoki, Assistant Manager
Human Resources Department
Meriken Securities Japan Ltd.
Tower Building 17th Floor
Ebisu 16-66-666
Shibuya-ku, Tokyo
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Dear Mr. Aoki:

As you requested, I am sending you my resume for your consideration.

If you need any more information, please let me know.

I look forward to hearing from you.

Sincerely,

［署名欄］

Yuko Ohta
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Enclosure
［このEnclosureと書いてある部分は用紙の下端まで５センチぐらいの位置になります］

★　手順の説明

１）まず９ポイントぐらいの小さめの活字で、レターヘッドを作ります。具体的には用紙の一番上に、センタリングした上で、自分の氏名、住所などを以下の要領で入れます。

　Yuko Ohta
　Mita　3-15-100 , Minato-ku, Tokyo
　Tel: 090-000-000 Email: yukotao@emailservice.co.jp

この際、ワードのデフォルト設定だと、妙に行間が広がってしまうので、書式の中の「段落」に行き、ウィンドウが開いたところで見えている「１ページの行数を指定時に文字を行グリッド線にあわせる」の所のチェックボックスを外した上、段落前と段落後のポイント数をゼロ、また行間を１行にします。

なお行末には一切、カンマやピリオドを入れません。

２）次にレターヘッドの所の個人情報の最終行から数えて８行か９行程度の空の行を入れてから日付を入れます。サンプルでは詰まって見えますが、実際は４、５センチ程度のスペースです。そして、きょうの日付なら、アメリカ式ではこう書きます。なお、この日付から先はフォントの大きさは 12ptを使います。

　January 14, 2006

最後にピリオドを入れたりしません。この格好です。

３）受取人名の表示は、日付のあとに空白行を空白行を４行程度入れてから以下のように入れます。

　John Aoki, Assistant Manager
　Human Resources Department
　Shoken Securities Japan Ltd.
　Garden Building 17th Floor
　Ebisu 16-66-666
　Shibuya-ku, Tokyo

受け取る個人名の所に Mr.または Ms.などの敬称をつけるかは任意です。すっきりするので、わたしは入れません。

行末にはカンマやピリオドのたぐいは入れません。Ltd.のうしろにあるピリオドは行末だからというのでなく、Ltdが省略形だから入っているだけです。

４）次に受取人名の表示の最終行から空白行を１、２行入れてから

　Dear Mr. Aoki:

と書き始めます。この場合、
　　Dear Mr. John Aoki:
ではなく、ファーストネーム抜きの、つまり、姓だけの
　　Dear Mr. Aoki:
であることにご注意ください。これまで日本人が書いた英文レターをずいぶんと見る機会がありましたが、誰が教えるのか半数以上が Dear Mr./Ms.のあとにフルネームを続けていました。親しい間柄なら
　Dear John,
で始めるのが普通ではあります（しかも、この場合は、最後がコロンではなく、カンマです）。しかし、ファーストネームは、改まった書き方での、"Dear Mr./Ms.何とか" という一句では登場の余地がないのです。

相手がわからない場合は、受取人の表示は当然、部署名だけになりますが、これに対応して、Dear...の部分も以下のように書きます。

　Dear Sir or Madam:

この場合、行末に打つ記号はアメリカ式では、コロンです。セミコロンは論外ですが、イギリス式と異なり、カンマも駄目です。

５） "Dear Mr./Ms. 何とか"のあとに空白行を一行入れてから、以下の３行から成る本文を入れます。行と行の間には空白行を一行入れます。内容的にはこれで十分です。余計なことを書けば墓穴を掘るに決まっていますから、ともかく必要最小限にとどめることです。

As you requested, I am sending you my resume for your consideration.　［　←　ここでは出ないので省略しますが、実際にワープロで書く時は、resumeの二つのeの上にアクセント記号を打ちます。I send you...ではなく、必ず I am sending you...とします。］

If you need any more information, please let me know.

I look forward to hearing from you.

ざっと訳すと、こういうことです。「ご依頼に応じて、履歴書を同封いたしましたのでご検討いただければと存じます。さらに資料がご入り用の場合は、お申し付けください。ご返事お待ち申し上げます」

６）このあと、また空白行を一行入れてから、以下の署名欄を用意します。

　Sincerely,

　［署名欄］

　Yuko Ohta

この部分の頭にある Sincerelyは敬具に当たるものですが、これがビジネスでの標準です。参考書などを見て、Yours very trulyなどとやるのも、まだるっこしい限りで、やめておいた方がいいと思います。

あと、見よう見まねで、Regardsや Best regardsのたぐいを使ったりしたら致命傷です。日頃やりとりしている者どうしのインフォーマルなあいさつだからです。ものを知らない奴だと思われます。受取人が同程度のやつだと気づかれないで済むかも知れませんが、この種のレターはその人のファイルに綴じられて多くの関係者の目に触れますから、必ずどこかでマイナス評価の対象となります。

［署名欄の部分］は自分がどの程度の手書き文字を書くのかによりけりですが、普通は、空白行で６−８行ぐらいでしょうか。何であれ、署名欄の下に氏名をローマ字で書いておく必要はあります。

７）この署名欄の最終行つまり自分の氏名が表示してある部分から６行程度の空白行を入れて同封物があることを示すため、 Enclosureと入れておきます。

これで完成です。

◆　その他のヒント

封筒も、用紙も、ボンド紙のような、透かしの入っている、やや厚手のものが好印象を演出するのに効果的です。東京ですと、銀座の伊東屋でしょうか。手に入れやすいのは。

色もせいぜいが薄いクリーム色程度で、原則として白に決まっています。

使うフォントはHelvetica, ArialあるいはTimesといった標準的なもので、10から12ポイントです。14ポイントといった妙なサイズは使わないことです。常識がないと思われます。

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